Nieuwsflits 3 (B40)

Cliëntendossiers (B40):
Eén van de nieuwe eisen van Mijn Keurmerk is dat u als zzp’er een cliëntdossier gebruikt dat voldoet aan de WKKGZ. Deze eisen staan in het Certificatieschema. Het komt echter vaak voor dat er gebruik gemaakt wordt van een cliëntdossier dat wordt beheert door een ander. Dan wordt het onmogelijk dit up te loaden in het dossier van Mijn Keurmerk. Er zijn verschillende situaties mogelijk:

U maakt gebruik van het cliëntdossier van een zorginstelling.

In Nederland dient een zorginstelling te voldoen aan wettelijke bepalingen. Dit staat in de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi.) Omdat de WTZi ook eisen stelt betreffende de Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen Zorg (WKKGZ) en dus ook aan het cliëntdossier, is het duidelijk dat een cliëntdossier van een erkende zorginstelling voldoet aan de eisen. Of een zorginstelling erkend is kunt u zien op de website van WTZi (www.wtzi.nl/toegelaten-instellingen.) U hoeft dan alleen de overeenkomst tussen u en de zorginstelling in het dossier van Mijn Keurmerk onder B40 te plaatsen.

U maakt gebruik van het cliëntdossier van een medisch specialist.

De meest van toepassing zijnde medisch specialist voor zzp’ers in de zorg is de huisarts. De medisch specialist moet zich houden aan wettelijke eisen waaronder de eisen betreffende een cliëntdossier. Mocht u gebruik maken van het cliëntdossier van een medisch specialist dan volstaat het om een verklaring in het dossier van Mijn Keurmerk te plaatsen van de medisch specialist waaruit blijkt dat u gebruik maakt van dat cliëntdossier dat voldoet aan de eisen uit de WKKGZ.

U maakt gebruik van een Elektronisch Cliënten Dossier.

Het Elektronisch Cliënten Dossier dat u gebruikt moet dan ook voldoen aan de eisen uit de WKKGZ. Er zijn verschillende pakketten in Nederland. Op onze website staan de pakketten die door ons zijn getoetst en waarvan is geconstateerd dat deze voldoen aan de eisen. Deze kunt u vinden op onze website onder documenten. Het is aan de zzp’er zelf om het ECD in te richten: de zpp’er bepaalt zelf welke onderdelen daar in staan. Als bewijs vragen wij dan ook aan te tonen dat u een pakket heeft. Dit kan bijvoorbeeld een factuur zijn waar het merk van het pakket op staat of een screenshot (zonder persoonlijke gegevens van de cliënt) waar te zien is dat u een bepaald merk pakket gebruikt. Als aanvulling voegt u een verklaring toe dat alle verplichte onderdelen in het pakket zitten dat u gebruikt.

U heeft zelf een cliëntdossier ontwikkeld.

U kunt dan een blanco format uploaden waarin de verplichte onderdelen te zien zijn. Als aanvulling voegt u een verklaring toe dat u dit format in de praktijk gebruikt. U kunt hiervoor ook het voorbeeld van een verklaring gebruiken: Verklaring Cliëntdossier (document).  

De eisen betreffende het cliëntdossier zijn:
•    Indien u Zvw- of Wlz-zorg verleent: het BurgerServiceNummer van de cliënt;
•    Naam en – indien beschikbaar- AGB-code van de behandelaar;
•    Data en tijdstippen van de behandelingen/zorgverlening;
•    Relevante feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de cliënt;
•    De door u gestelde diagnoses;
•    Voorkeuren en/of doelen van de cliënt;
•    De door u voorgestelde behandelingen/zorgverlening;
•    Verdere afstemming met de cliënt over de mogelijke behandelopties;
•    De toestemming van de cliënt voor de samen gekozen behandeloptie;
•    De resultaten van de behandelingen/zorgverlening;
•    Indien van toepassing: klacht van de cliënt en/of melding incident
•    De ervaringen van de cliënt.